Όποιος χρησιμοποιεί το Gmail τακτικά ξέρει ότι ο δωρεάν χώρος αποθήκευσης των 15GB που προσφέρει η Google γεμίζει γρήγορα.
Με τα email, τα συνημμένα και τα μέσα που αποθηκεύονται στο Google Drive και στις Φωτογραφίες, αυτός ο χώρος εξαφανίζεται γρήγορα.
Αλλά τι γίνεται αν μπορούσες να ελευθερώσεις χώρο χωρίς να χάσεις καμία σημαντική πληροφορία; Εδώ είναι ένα έξυπνο κόλπο που σου επιτρέπει να αρχειοθετήσεις τα email και τα μέσα σου ενώ τα διατηρείς όλα ανέπαφα – και να κερδίσεις άλλα 15GB χώρου δωρεάν.
1. Κάνε αντίγραφο ασφαλείας των αρχείων σου, τουλάχιστον προσωρινά
Αν προχωράς σε αυτήν τη διαδικασία, πιθανώς θέλεις να κρατήσεις emails που καλύπτουν πολλά χρόνια. Ως επιπλέον μέτρο ασφαλείας, καλό είναι να κάνεις αντίγραφο ασφαλείας των emails σου στον υπολογιστή ή σε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο πριν τα μεταφέρεις πίσω στο cloud.
Για να το κάνεις αυτό, πήγαινε στο Google Takeout και επίλεξε «Google Photos» και/ή «Drive» ως τα προϊόντα που θέλεις να εξάγεις, και ακολούθησε τις οδηγίες. (Μόλις ολοκληρωθεί η μεταφορά, μπορείς να διαγράψεις και να ελευθερώσεις τον σκληρό δίσκο για άλλες χρήσεις).
Προετοιμάσου, ωστόσο, γιατί αυτή η διαδικασία μπορεί να πάρει λίγο χρόνο, ανάλογα με την ποσότητα των emails και τα gigabytes.
2. Προετοιμάσου να μεταφέρεις τα emails σου σε νέο λογαριασμό email
Αφού έχεις κάνει το αντίγραφο ασφαλείας των emails σου, ήρθε η ώρα να τα μεταφέρεις. Για να το κάνεις αυτό:
- Συνδέσου στον αρχικό σου λογαριασμό Gmail και κάνε κλικ στην εικονίτσα του γραναζιού στην επάνω δεξιά γωνία. Στη συνέχεια, επίλεξε «Δες όλες τις ρυθμίσεις».
- Επίλεξε την καρτέλα Forwarding POP/IMAP και ενεργοποίησε την επιλογή «Ενεργοποίησε το POP για όλα τα email» (POP σημαίνει Post Office Protocol).
- Θα έχεις διάφορες επιλογές κάτω από το «Όταν τα μηνύματα προσπελαύνονται μέσω POP». Επίλεξε την επιλογή να διαγράψει το Gmail το αντίγραφο μετά τη μεταφορά.
- Πατάς Αποθήκευση αλλαγών.
3. Δημιουργία δευτέρου λογαριασμού (αρχείου) και μεταφορά των μηνυμάτων
Σε αυτό το σημείο, μπορείς να δημιουργήσεις τον νέο λογαριασμό σου και να μεταφέρεις όλα τα μηνύματα εκεί:
- Πήγαινε εδώ για να δημιουργήσεις έναν νέο λογαριασμό Gmail. Αυτός ο νέος λογαριασμός θα λειτουργήσει ως λογαριασμός αρχειοθέτησης.
- Συνδέσου στον νέο σου λογαριασμό αρχειοθέτησης, κάνε κλικ στην εικονίτσα του γραναζιού και επίλεξε «Δες όλες τις ρυθμίσεις».
- Επίλεξε την καρτέλα Λογαριασμοί και Εισαγωγή στην κορυφή και, στη συνέχεια, επίλεξε «Πρόσθεσε έναν λογαριασμό email» δίπλα στο «Έλεγχος email από άλλους λογαριασμούς».
- Στο παράθυρο που εμφανίζεται, πληκτρολόγησε το όνομα του αρχικού σου λογαριασμού Gmail και πάτησε Επόμενο.
- Επίλεξε «Εισαγωγή emails από τον άλλο μου λογαριασμό (POP3)» και πάτησε Επόμενο.
4. Εισαγωγή στοιχείων σύνδεσης και ολοκλήρωση της σύνδεσης
Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να εισαγάγεις τον κωδικό πρόσβασης του αρχικού σου λογαριασμού Gmail. Αν αυτός δε δουλεύει, μπορείς να δημιουργήσεις έναν προσωρινό κωδικό Google App για τη σύνδεση των λογαριασμών μέσω της σελίδας https://myaccount.google.com/apppasswords.
5. Ολοκλήρωση της μεταφοράς και δημιουργία αρχείου
Όταν ολοκληρωθεί η σύνδεση των λογαριασμών, η μεταφορά των emails θα ξεκινήσει αυτόματα. Ο χρόνος που απαιτείται εξαρτάται από την ποσότητα των μηνυμάτων. Για παράδειγμα, η δοκιμαστική μεταφορά 75.000 μηνυμάτων χρειάστηκε περίπου δύο ημέρες για να ολοκληρωθεί.
Μόλις τελειώσει η διαδικασία, τα μηνύματα του αρχικού λογαριασμού θα μετακινηθούν στον Κάδο Ανακύκλωσης, τον οποίο πρέπει να αδειάσεις χειροκίνητα.
Ακολουθώντας τα παραπάνω βήματα, μπορείς να έχεις έναν καθαρό λογαριασμό Gmail με αποθηκευμένο το ιστορικό των μηνυμάτων σου, ενώ κερδίζεις και επιπλέον 15GB χώρου δωρεάν. Αυτός ο τρόπος είναι πολύ πιο εύκολος από το να διαγράψεις και να επιλέξεις χειροκίνητα τι να κρατήσεις!