Η σάρωση, η επεξεργασία και η κοινή χρήση εγγράφων δεν ήταν ποτέ πιο εύκολη, χάρη στις ισχυρές λειτουργίες που είναι ενσωματωμένες στην εφαρμογή Σημειώσεις (Notes app) του iPhone σας.
To Howfinity θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία της αποτελεσματικής ψηφιοποίησης και διαχείρισης των εγγράφων σας, εξασφαλίζοντας ότι μπορείτε να παραμείνετε οργανωμένοι και παραγωγικοί εν κινήσει.
Πρόσβαση στην εφαρμογή Σημειώσεις και δημιουργία νέας σημείωσης
Για να ξεκινήσετε, ανοίξτε την εφαρμογή Σημειώσεις στο iPhone σας. Μπορείτε να τη βρείτε γρήγορα αναζητώντας “Σημειώσεις” στη βιβλιοθήκη εφαρμογών σας ή αναζητώντας το εικονίδιο στην αρχική σας οθόνη. Μόλις ανοίξετε την εφαρμογή, δημιουργήστε μια νέα σημείωση πατώντας το εικονίδιο σημειώσεων στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης. Αυτή η νέα σημείωση θα χρησιμεύσει ως χώρος εργασίας για τη σάρωση και την επεξεργασία των εγγράφων σας.
Σάρωση εγγράφων με αυτόματη ή χειροκίνητη λειτουργία
Με τη νέα σας σημείωση ανοιχτή, πατήστε το εικονίδιο της κάμερας που βρίσκεται στο κάτω μέρος της οθόνης και επιλέξτε “Σάρωση εγγράφων” από το μενού που εμφανίζεται. Θα σας παρουσιαστούν δύο λειτουργίες σάρωσης: Αυτόματη και Χειροκίνητη.
- Η αυτόματη λειτουργία χρησιμοποιεί προηγμένη αναγνώριση εικόνας για τον αυτόματο εντοπισμό των άκρων του εγγράφου σας και τη λήψη της σάρωσης για εσάς.
- Η χειροκίνητη λειτουργία σας δίνει περισσότερο έλεγχο, επιτρέποντάς σας να ρυθμίσετε χειροκίνητα την περιοχή λήψης για να διασφαλίσετε ότι το έγγραφό σας είναι τέλεια ευθυγραμμισμένο.
Μπορείτε επίσης να επιλέξετε από διάφορες επιλογές σάρωσης για να βελτιστοποιήσετε την ποιότητα της σάρωσής σας, όπως έγχρωμη, σε κλίμακα του γκρι, ασπρόμαυρη ή λειτουργία φωτογραφίας. Αφού ευθυγραμμίσετε το έγγραφό σας μέσα στο πλαίσιο της κάμερας, απλά αποτυπώστε τη σάρωση. Εάν χρειαστεί, μπορείτε να κάνετε προσαρμογές σύροντας τις γωνίες της σαρωμένης εικόνας ώστε να ταιριάζει απόλυτα στο έγγραφό σας. Όταν είστε ικανοποιημένοι με το αποτέλεσμα, αποθηκεύστε τη σάρωση στη σημείωσή σας.
Επεξεργασία και βελτίωση σαρωμένων εγγράφων
Ένα από τα σπουδαία χαρακτηριστικά της σάρωσης εγγράφων με την εφαρμογή Σημειώσεις είναι η δυνατότητα επεξεργασίας και βελτίωσής τους απευθείας μέσα από την εφαρμογή. Αφού σκανάρετε το έγγραφό σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο περικοπής για να κόψετε τυχόν ανεπιθύμητες άκρες ή κενό χώρο. Μπορείτε επίσης να πειραματιστείτε με διαφορετικές λειτουργίες σάρωσης (έγχρωμη, κλίμακα του γκρι, ασπρόμαυρη, φωτογραφία) για να βελτιώσετε την αναγνωσιμότητα του εγγράφου σας, ειδικά αν το πρωτότυπο έχει χαμηλή αντίθεση ή ασαφές κείμενο. Μόλις κάνετε τις επεξεργασίες σας, αποθηκεύστε το βελτιωμένο έγγραφο μέσα στη σημείωση για εύκολη πρόσβαση αργότερα.
Κοινή χρήση και εξαγωγή σαρωμένων εγγράφων
Όταν έρθει η ώρα να μοιραστείτε τα σαρωμένα έγγραφά σας, η εφαρμογή Σημειώσεις προσφέρει διάφορες βολικές επιλογές. Μπορείτε εύκολα να εξάγετε το έγγραφό σας ως PDF και να το μοιραστείτε μέσω email ή μηνύματος κειμένου, καθιστώντας εύκολη την αποστολή υπογεγραμμένων συμβάσεων, τιμολογίων ή άλλων σημαντικών εγγράφων. Εναλλακτικά, μπορείτε να αποθηκεύσετε το έγγραφο στην εφαρμογή Αρχεία για πιο οργανωμένη αποθήκευση και πρόσβαση σε όλες τις συσκευές σας.
Ένα άλλο χρήσιμο χαρακτηριστικό είναι η δυνατότητα χρήσης των εργαλείων σήμανσης για να σχολιάσετε ή να επισημάνετε σημαντικά τμήματα του εγγράφου σας πριν από την κοινή χρήση. Αυτό είναι ιδιαίτερα βολικό για την ηλεκτρονική υπογραφή εγγράφων ή την επισήμανση βασικών σημείων σε ένα συμβόλαιο ή μια πρόταση.
Πρακτικές εφαρμογές και οφέλη
Η σάρωση και η διαχείριση εγγράφων με την εφαρμογή Σημειώσεις του iPhone σας είναι ιδανική για ένα ευρύ φάσμα πρακτικών εφαρμογών. Είτε θέλετε να στείλετε γρήγορα ένα υπογεγραμμένο συμβόλαιο σε έναν πελάτη, είτε να ψηφιοποιήσετε αποδείξεις για αναφορές εξόδων, είτε να μοιραστείτε ένα χειρόγραφο σημείωμα με έναν συνάδελφο, αυτή η μέθοδος το κάνει γρήγορα και εύκολα.
Ψηφιοποιώντας τα έγγραφά σας, μπορείτε να μειώσετε την ακαταστασία, να εξοικονομήσετε χώρο και να διασφαλίσετε ότι τα σημαντικά έγγραφα είναι πάντα προσβάσιμα όταν τα χρειάζεστε. Επιπλέον, η δυνατότητα επεξεργασίας, σχολιασμού και κοινής χρήσης εγγράφων απευθείας από το iPhone σας σημαίνει ότι μπορείτε να παραμείνετε παραγωγικοί και να ανταποκρίνεστε ακόμα και όταν βρίσκεστε μακριά από το γραφείο σας.
Με λίγη εξάσκηση, η σάρωση και η διαχείριση εγγράφων χρησιμοποιώντας την εφαρμογή Σημειώσεις του iPhone σας θα γίνει δεύτερη φύση, βοηθώντας σας να βελτιώσετε τη ροή εργασίας σας και να παραμείνετε οργανωμένοι όπου κι αν σας πηγαίνει η δουλειά σας.
